關(guān)于印發(fā)《滁州市直政府投資協(xié)審機構(gòu)價款結(jié)算審計項目檔案管理辦法(試行)》的通知
審固投〔2018〕117號
滁州市直各政府投資項目協(xié)審機構(gòu)：
為進一步加強協(xié)審中介機構(gòu)審計項目管理，規(guī)范政府投資協(xié)審機構(gòu)價款結(jié)算審計項目檔案管理工作，市固定資產(chǎn)投資審計中心制訂了《滁州市直政府投資協(xié)審機構(gòu)價款結(jié)算審計項目檔案管理辦法(試行)》,請遵照執(zhí)行。
2018年9月6日
滁州市直政府投資協(xié)審機構(gòu)價款結(jié)算審計項目
檔案管理辦法(試行)
第一章 總 則
第一條 為進一步加強協(xié)審中介機構(gòu)審計項目管理，規(guī)范政府投資協(xié)審機構(gòu)價款結(jié)算審計項目檔案管理工作，結(jié)合工作實際，制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱價款結(jié)算審計項目檔案，是指協(xié)審機構(gòu)從接受委托、取證、計算、復(fù)核到出具審計結(jié)果全過程中形成的具有查考和保存價值的文件和材料。
第三條 結(jié)算項目審計檔案按存在形式，分為紙質(zhì)檔案、電子檔案。紙質(zhì)檔案以紙張為載體。電子檔案是指數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
第四條 協(xié)審機構(gòu)應(yīng)建立審計項目文件歸檔制度，指定專人負(fù)責(zé)本單位審計檔案歸檔工作，審計項目檔案的收集、整理、移交歸檔、保管等工作應(yīng)納入單位管理制度和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
第二章 項目歸檔內(nèi)容和要求
第五條 結(jié)算審計項目檔案應(yīng)以一個受委托協(xié)審項目為歸集對象，一個項目可立一卷或者若干卷，同一建設(shè)項目協(xié)審檔案中可包括多個單項工程價款協(xié)審資料。工程結(jié)算的審計結(jié)果及證明審計結(jié)果的取證材料必須納入項目檔案。
第六條 紙質(zhì)檔案主要包括協(xié)審報告、定案表、備案表、委托協(xié)議、審計通知書、招投標(biāo)文件等。電子檔案主要包括電子圖紙、招投標(biāo)文件簽章部分及涉及工程造價的條款及答疑、商務(wù)標(biāo)電子版等。
第七條 紙質(zhì)檔案歸檔要求
（1） 附件目錄中的文件材料按項目實施過程中有發(fā)生的時間先后順序排列，在實際立卷時如遇缺項，后面材料可順接。
（2） 協(xié)審檔案案卷內(nèi)的每份或者每組文件之間的排列規(guī)則：正件在前，附件在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，基礎(chǔ)性文件在后。
（3） 檔案裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用。
第八條 電子文件歸檔要求
（1） 電子檔案應(yīng)按照本單位紙制檔案的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、硬磁盤等）；
（2） 存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明審計項目名稱、存入日期等。
（3） 對專業(yè)特殊軟件形成的電子文件應(yīng)在注明軟件名稱及版本。
第三章 檔案驗收和考核
第九條 協(xié)審項目紙質(zhì)檔案和電子檔案由項目主審負(fù)責(zé)組織歸檔工作。紙質(zhì)檔案及電子檔案在協(xié)審項目報送市投資審計中心備案審核時進行預(yù)驗收。在跟蹤審計辦公室通過協(xié)審結(jié)果報告后15日內(nèi)進行正式驗收。協(xié)審機構(gòu)不得以任何理由拖延歸檔。
第十條 結(jié)算審計項目檔案驗收合格后協(xié)審機構(gòu)應(yīng)妥善保管，電子檔案預(yù)驗收合格后，拷貝一份完整電子檔案交市投資審計中心。
第十一條 檔案的驗收包括以下內(nèi)容：核實歸檔文件的真實性、完整性、有效性。電子檔案載體有無劃痕、是否清潔，有無病毒；對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件及版本。
第十二條 投資審計中心工作人員按照要求對檔案逐一驗收，對不合格者退回重新報驗直至合格，驗收合格后方可辦理協(xié)審中介機構(gòu)審計費用請款手續(xù)。
第十三條 工程價款結(jié)算審計協(xié)審項目檔案歸檔移交工作納入?yún)f(xié)審單位日常考核、考評范圍。檔案驗收不合格的，應(yīng)在10個工作日內(nèi)補充完善，仍不合格的在年度結(jié)算考核時扣分；發(fā)生延遲歸檔10個工作日內(nèi)的，在年度結(jié)算考核時扣分，10個工作日以上的采取扣減一定協(xié)審費用或暫停協(xié)審審計項目搖號的方式處理。
第十四條 市投資審計中心負(fù)責(zé)對本辦法的解釋。本辦法自2018年9月1日起執(zhí)行。
附件：1.紙質(zhì)檔案目錄
2.電子檔案目錄
附件1：
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紙質(zhì)檔案目錄
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項目名稱： 協(xié)審機構(gòu)： 項目主審： 立檔日期：
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序號
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檔案名稱
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頁碼范圍
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卷次
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備注
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1
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結(jié)論性資料
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備案表
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2
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協(xié)審報告（包括定案表、工程結(jié)算審核造價明細(xì)）
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3
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協(xié)審調(diào)整報告（包括工程結(jié)算審核調(diào)整造價明細(xì)）
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5
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證明性資料(過程文件)
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關(guān)于規(guī)范政府投資項目竣工結(jié)算編報的告知函
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6
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審計通知書
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7
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協(xié)審項目委托協(xié)議
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8
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送審資料協(xié)審移交接收登記表
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9
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審計資料完整性告知書
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審計核對通知單
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11
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核對時間記錄表
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12
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施工單位核對授權(quán)書
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結(jié)算審計現(xiàn)場勘查記錄單
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證明性資料（合同文件）
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合同、補充協(xié)議
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證明性資料（招投標(biāo)文件）
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招標(biāo)文件
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招標(biāo)工程量清單
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招標(biāo)控制價
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20
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投標(biāo)文件商務(wù)標(biāo)
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21
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中標(biāo)通知書
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22
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標(biāo)前會議紀(jì)要及詢標(biāo)答復(fù)
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23
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證明性資料（設(shè)計文件）
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工程勘察資料、設(shè)計圖紙
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24
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圖紙會審紀(jì)要
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設(shè)計交底記錄
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26
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證明性資料（結(jié)算文件）
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施工單位工程結(jié)算書
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27
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現(xiàn)場簽證資料
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工程變更資料
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29
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會議紀(jì)要
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材料、設(shè)備詢價定價資料
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31
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證明性資料（施工文件）
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竣工驗收資料
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隱蔽工程資料
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其他相關(guān)資料
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34
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工程量計算書
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審計日志等
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附件:2：
電子檔案目錄
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項目名稱： 項目主審： 立檔日期：
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序號
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檔案名稱
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1
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電子版設(shè)計圖紙及涉及部分工程變更造價的圖紙會審交底記錄
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2
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招投標(biāo)文件簽章部分及涉及工程造價的條款及答疑
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3
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商務(wù)標(biāo)簽章部分及報價電子版
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4
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工程量清單和控制價簽章部分、說明及電子版
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5
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工程承發(fā)包合同（BT協(xié)議）簽章部分及涉及工程造價的條款
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6
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涉及工程造價結(jié)算的施工組織設(shè)計方案及經(jīng)批準(zhǔn)的有關(guān)專項方案
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7
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涉及工程造價結(jié)算設(shè)計變更通知書
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8
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工程變更聯(lián)系單、報告，計量計價等簽證資料、涉及工程變更的會議紀(jì)要等審批程序等資料
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9
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隱蔽工程等影像資料
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設(shè)備、材料采購（暫估價材料）價格確定有關(guān)資料
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工程竣工驗收報告、電子版竣工圖
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跟蹤審計單位出具的工程結(jié)算審核報告（包括簽章部分）及相關(guān)資料
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施工單位編報的工程決算書簽章部分及電子版
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其他備所需的存檔的電子資料
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備注：（1）文字型、表格型電子文件以word、excel、pdf為通用格式；圖紙類電子文件以cad為通用格式。
（2）對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，掃描型電子文件以JPEG、JPG等常用格式為通用格式。
（3）原始照片文件以JPEG、JPG等常用格式為通用格式，且保留原始信息，不得進行再處理。
（4）視頻電子文件以MP4、AVI等常用格式為通用格式，且保留原始信息，不得進行再處理。
（5）音頻電子文件以WAV、MP3、AAC為通用格式等常用格式為通用格式，且保留原始信息，不得進行再處理。
（6）對用專用算量計價軟件產(chǎn)生的電子文件，注明文件名稱的同時需注明其軟件型號等。
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