1 監(jiān)理通知單常見使用誤區(qū)
1.1流于正面說教的“萬能”通知單
筆者發(fā)現(xiàn)一些監(jiān)理通知單不是針對(duì)性地指出問題,而是空洞無物地原則說教。例如“要按設(shè)計(jì)圖紙、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)施工”、“要加強(qiáng)質(zhì)量自檢、及時(shí)報(bào)驗(yàn)資料”、“增強(qiáng)安全意識(shí)、提高管理水平”等。對(duì)方看了并不知道問題出在哪里,該怎樣整改。這樣的通知單可以“永遠(yuǎn)有效”地用于任何一個(gè)工程項(xiàng)目、任何一個(gè)施工單位,實(shí)際作用幾近于零。筆者曾問過持這種寫法的監(jiān)理同行,回答說:如果寫了具體問題,沒有發(fā)現(xiàn)的問題怎么辦?這是一種形而上學(xué)、逃避問題的“懶漢”做法。還有少數(shù)監(jiān)理人員不愿指出問題是礙于“情面”,怕施工方說自己“挑剔”等,便不疼不癢地“撓”一下。
1.2 含糊其辭的“迷宮式”通知單
筆者見過一份監(jiān)理通知單寫道:“鋁合金窗框安裝連接片間距1m;連接片釘在磚上!笨戳耸谷苏啥蜕忻恢^腦,仔細(xì)品讀可能是連接片間距過大,而且不應(yīng)釘在磚上。這類通知單使人家讀了弄不清監(jiān)理反對(duì)什么、要求什么。正確的寫法應(yīng)是“塑鋼窗框固定片間距1m過大, 規(guī)范為不超過0.6m;也不應(yīng)釘在空心磚墻上!边@種內(nèi)容含糊、令人費(fèi)解的通知單被施工方擱置,耽誤問題的及時(shí)整改。
1.3細(xì)致入微的“圖解式”通知單
有的通知單在指出問題時(shí)寫道:“2#樓5層南面東數(shù)第六個(gè)塑鋼窗下面第一個(gè)窗扇拉手損壞 ”;再如“10號(hào)樓3軸~4軸與M軸~N軸基礎(chǔ)梁JL3西支座缺少一根加筋”。這樣寫法不無“迂腐”。有人主張“監(jiān)理通知單一定要把質(zhì)量缺陷所在的具體位置寫清楚,便于施工方整改!钡P者以為只能相對(duì)而言,以指出問題所處的大致方位、便于領(lǐng)會(huì)為準(zhǔn),實(shí)無必要作“瞎子摸象”式的引導(dǎo)。因?yàn)楹笳卟粌H啰嗦,也容易使施工單位產(chǎn)生依賴習(xí)慣,放松自己的責(zé)任。
1.4 “穿靴”“戴帽”的“八股式”通知單
有人編寫監(jiān)理通知單,每次都在開頭重復(fù)幾句話:“你部承擔(dān)施工的什么工程項(xiàng)目目前正在進(jìn)行什么階段或部位施工,最近監(jiān)理人員在巡視檢查中發(fā)現(xiàn)了以下幾個(gè)問題和質(zhì)量缺陷”;結(jié)尾處寫道:“以上問題多么重要,希望引起高度重視,認(rèn)真檢查、負(fù)起責(zé)任,迅速研究采取措施予以整改”等等。這些“穿靴”“戴帽”的套話、絮語既占篇幅又費(fèi)時(shí)間,最好不寫或少寫。因?yàn)槿藗冏x這類通知單會(huì)養(yǎng)成習(xí)慣,跳過“靴”“帽”直奔主題。
1.5 橫眉冷對(duì)的“火藥味”通知單
有的監(jiān)理人員工作不順或與施工單位關(guān)系緊張,試圖教訓(xùn)對(duì)方,便產(chǎn)生了“火藥”通知單。用語不掂分量、不講分寸,“上綱上線”、一通訓(xùn)斥,諸如“管理混亂、態(tài)度惡劣”、“三令五申、屢教不改”、“胡攪蠻纏、無理取鬧”等;說到管理人員則是“工作不力、素質(zhì)低下”、“玩忽職守、嚴(yán)重失職”等。這些語言不是絕對(duì)不能用,如果發(fā)生了重大責(zé)任事故,或個(gè)別管理人員犯了性質(zhì)嚴(yán)重的錯(cuò)誤,可以適當(dāng)使用。但一般情況慎用,容易敗事傷人、適得其反。我們的目的是擺事實(shí)、講道理解決問題,不是為了激化矛盾。
1.6 行文潦草的“劣質(zhì)”通知單
有些通知單寫得歪歪扭扭、勾劃涂改;錯(cuò)字別字、語病叢生;有的不會(huì)使用專業(yè)術(shù)語;有的撇開規(guī)定的基本式,去掉“事由”、“內(nèi)容”等欄頭文字,或隨意將其合并。這些“小學(xué)生作文”式的監(jiān)理文件發(fā)下去,一眼便可看出編寫者的學(xué)歷程度、文字水平和辦事能力。無形中使人低看監(jiān)理班子,實(shí)在應(yīng)當(dāng)注意避免。
2 監(jiān)理通知單的寫作要求與注意事項(xiàng)
能否嫻熟、規(guī)范、有效地使用監(jiān)理通知單,不僅體現(xiàn)監(jiān)理個(gè)人的執(zhí)業(yè)素質(zhì),也從一個(gè)側(cè)面反映了監(jiān)理單位人才隊(duì)伍質(zhì)量狀況。監(jiān)理通知單應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、態(tài)度嚴(yán)肅、產(chǎn)生及時(shí)、簡(jiǎn)短扼要、行文規(guī)范。
(1)內(nèi)容準(zhǔn)確。首先要有明確的針對(duì)性,指出問題開門見山,不要“彎彎繞”。使用原則性的話要得當(dāng)、適度,切忌堆積。其次是通知單指出問題要實(shí)事求是、有根有據(jù)。施工單位對(duì)監(jiān)理所謂“夸大事實(shí)”特別敏感,容易糾纏、扯皮、產(chǎn)生摩擦。筆者主張糾偏類通知單指出偏差時(shí)盡量只定性、少定量,力求使用“部分”、“少量”、“有的”、“一些”、“比較”、“大約”等模糊語言,不必太精準(zhǔn),應(yīng)以整改和解決問題為主要意圖。根據(jù)研究,模糊語言在社會(huì)交往活動(dòng)中具有概括、豐富、高效的特點(diǎn),可以使人們彼此之間迅速溝通、達(dá)成默契。
(2)態(tài)度嚴(yán)肅。敢于直面事實(shí)、揭露問題,而不是隱隱約約、顧及情面。通知單使用頻次要掌握尺度,該發(fā)就發(fā),但不要濫發(fā)。有的監(jiān)理人員事無巨細(xì)、頻繁下發(fā)通知單,反而使對(duì)方滋生“抗藥”性、效果下降。還有人認(rèn)為問題已經(jīng)整改就不必再發(fā)通知單,這種看法值得商榷。監(jiān)理通知單的基本用途一是整改指令、二是歸檔資料。檔案作為一種有價(jià)值的歷史記錄保存下來,其意義在于“曾經(jīng)發(fā)生過”。因此全國(guó)監(jiān)理培訓(xùn)教材要求:監(jiān)理工程師各項(xiàng)指令都應(yīng)是書面的方為有效,如因時(shí)間來不及可下發(fā)口頭指令,要及時(shí)轉(zhuǎn)化為書面文件。對(duì)于通知單已經(jīng)發(fā)出但沒有整改、要不要再發(fā)的問題?筆者以為再發(fā)是必要的,但針對(duì)同一問題的通知單不要超過兩次,有利于維護(hù)監(jiān)理通知單的權(quán)威性和有效性。如兩次仍沒有解決問題,要改變方法和手段,如約談施工項(xiàng)目經(jīng)理、利用工地例會(huì),或采取經(jīng)濟(jì)措施解決。
(3)適時(shí)產(chǎn)生。傳達(dá)類通知單應(yīng)在對(duì)施工方和現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行綜合、分析之后發(fā)出;約束類通知單應(yīng)在施工方相關(guān)行為發(fā)生過程中發(fā)出;糾偏類通知單應(yīng)在施工偏差發(fā)生后、隱蔽前或下一道工序開始前發(fā)出。有的通知單雖已發(fā)出但種種原因受文方?jīng)]有簽收,如發(fā)生矛盾糾紛,則應(yīng)以“簽收生效”的原則處理。但被施工方無理拒收的通知單則應(yīng)以監(jiān)理方送達(dá)時(shí)間為生效時(shí)間。安全隱患特別是重大安全隱患通知單,必須“發(fā)、簽”同步,避免先發(fā)文、再補(bǔ)簽的做法。
(4)簡(jiǎn)明扼要。行文要言簡(jiǎn)意賅,多數(shù)情況下一份通知單應(yīng)在300~400字左右,最多不超過500字;涉及問題不要超過4個(gè),最佳為2~3個(gè)。一位哲人說:簡(jiǎn)練是才能的“姊妹”。把紛繁的問題運(yùn)用簡(jiǎn)明扼要的語言表達(dá)出來,不但讓人清楚明白,還有利于調(diào)動(dòng)、發(fā)揮人的主觀能動(dòng)作用去積極整改。
(5)行文規(guī)范。有條件的應(yīng)實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,運(yùn)用word文檔打印監(jiān)理通知單。編寫通知單不要以蹩腳的俗話代替專業(yè)術(shù)語。如手寫成文則要字跡工整、句子通順、意思清楚、形式規(guī)范。監(jiān)理工程師通知單中的“事由”即主題詞,相當(dāng)于標(biāo)題,使人看了先知梗概,是規(guī)范行文的通行做法。主題詞要概括精煉、一目了然,一般10幾個(gè)字即可,最多不超過20字。“內(nèi)容”欄下要寫問題、部位、依據(jù)等。不要在正式發(fā)出的通知單上修改,在底稿上反復(fù)改好、該成熟了再謄抄、核對(duì)、簽章發(fā)出。