關(guān)于印發(fā)《滁州市直政府投資協(xié)審機(jī)構(gòu)價(jià)款結(jié)算審計(jì)項(xiàng)目檔案管理辦法(試行)》的通知
審固投〔2018〕117號(hào)
滁州市直各政府投資項(xiàng)目協(xié)審機(jī)構(gòu)：
為進(jìn)一步加強(qiáng)協(xié)審中介機(jī)構(gòu)審計(jì)項(xiàng)目管理，規(guī)范政府投資協(xié)審機(jī)構(gòu)價(jià)款結(jié)算審計(jì)項(xiàng)目檔案管理工作，市固定資產(chǎn)投資審計(jì)中心制訂了《滁州市直政府投資協(xié)審機(jī)構(gòu)價(jià)款結(jié)算審計(jì)項(xiàng)目檔案管理辦法(試行)》,請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
2018年9月6日
滁州市直政府投資協(xié)審機(jī)構(gòu)價(jià)款結(jié)算審計(jì)項(xiàng)目
檔案管理辦法(試行)
第一章 總 則
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)協(xié)審中介機(jī)構(gòu)審計(jì)項(xiàng)目管理，規(guī)范政府投資協(xié)審機(jī)構(gòu)價(jià)款結(jié)算審計(jì)項(xiàng)目檔案管理工作，結(jié)合工作實(shí)際，制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱價(jià)款結(jié)算審計(jì)項(xiàng)目檔案，是指協(xié)審機(jī)構(gòu)從接受委托、取證、計(jì)算、復(fù)核到出具審計(jì)結(jié)果全過程中形成的具有查考和保存價(jià)值的文件和材料。
第三條 結(jié)算項(xiàng)目審計(jì)檔案按存在形式，分為紙質(zhì)檔案、電子檔案。紙質(zhì)檔案以紙張為載體。電子檔案是指數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
第四條 協(xié)審機(jī)構(gòu)應(yīng)建立審計(jì)項(xiàng)目文件歸檔制度，指定專人負(fù)責(zé)本單位審計(jì)檔案歸檔工作，審計(jì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交歸檔、保管等工作應(yīng)納入單位管理制度和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
第二章 項(xiàng)目歸檔內(nèi)容和要求
第五條 結(jié)算審計(jì)項(xiàng)目檔案應(yīng)以一個(gè)受委托協(xié)審項(xiàng)目為歸集對(duì)象，一個(gè)項(xiàng)目可立一卷或者若干卷，同一建設(shè)項(xiàng)目協(xié)審檔案中可包括多個(gè)單項(xiàng)工程價(jià)款協(xié)審資料。工程結(jié)算的審計(jì)結(jié)果及證明審計(jì)結(jié)果的取證材料必須納入項(xiàng)目檔案。
第六條 紙質(zhì)檔案主要包括協(xié)審報(bào)告、定案表、備案表、委托協(xié)議、審計(jì)通知書、招投標(biāo)文件等。電子檔案主要包括電子圖紙、招投標(biāo)文件簽章部分及涉及工程造價(jià)的條款及答疑、商務(wù)標(biāo)電子版等。
第七條 紙質(zhì)檔案歸檔要求
（1） 附件目錄中的文件材料按項(xiàng)目實(shí)施過程中有發(fā)生的時(shí)間先后順序排列，在實(shí)際立卷時(shí)如遇缺項(xiàng)，后面材料可順接。
（2） 協(xié)審檔案案卷內(nèi)的每份或者每組文件之間的排列規(guī)則：正件在前，附件在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，基礎(chǔ)性文件在后。
（3） 檔案裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯(cuò)頁、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用。
第八條 電子文件歸檔要求
（1） 電子檔案應(yīng)按照本單位紙制檔案的分類方案和整理方法進(jìn)行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、硬磁盤等）；
（2） 存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明審計(jì)項(xiàng)目名稱、存入日期等。
（3） 對(duì)專業(yè)特殊軟件形成的電子文件應(yīng)在注明軟件名稱及版本。
第三章 檔案驗(yàn)收和考核
第九條 協(xié)審項(xiàng)目紙質(zhì)檔案和電子檔案由項(xiàng)目主審負(fù)責(zé)組織歸檔工作。紙質(zhì)檔案及電子檔案在協(xié)審項(xiàng)目報(bào)送市投資審計(jì)中心備案審核時(shí)進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。在跟蹤審計(jì)辦公室通過協(xié)審結(jié)果報(bào)告后15日內(nèi)進(jìn)行正式驗(yàn)收。協(xié)審機(jī)構(gòu)不得以任何理由拖延歸檔。
第十條 結(jié)算審計(jì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后協(xié)審機(jī)構(gòu)應(yīng)妥善保管，電子檔案預(yù)驗(yàn)收合格后，拷貝一份完整電子檔案交市投資審計(jì)中心。
第十一條 檔案的驗(yàn)收包括以下內(nèi)容：核實(shí)歸檔文件的真實(shí)性、完整性、有效性。電子檔案載體有無劃痕、是否清潔，有無病毒；對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件及版本。
第十二條 投資審計(jì)中心工作人員按照要求對(duì)檔案逐一驗(yàn)收，對(duì)不合格者退回重新報(bào)驗(yàn)直至合格，驗(yàn)收合格后方可辦理協(xié)審中介機(jī)構(gòu)審計(jì)費(fèi)用請(qǐng)款手續(xù)。
第十三條 工程價(jià)款結(jié)算審計(jì)協(xié)審項(xiàng)目檔案歸檔移交工作納入?yún)f(xié)審單位日�？己�、考評(píng)范圍。檔案驗(yàn)收不合格的，應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充完善，仍不合格的在年度結(jié)算考核時(shí)扣分；發(fā)生延遲歸檔10個(gè)工作日內(nèi)的，在年度結(jié)算考核時(shí)扣分，10個(gè)工作日以上的采取扣減一定協(xié)審費(fèi)用或暫停協(xié)審審計(jì)項(xiàng)目搖號(hào)的方式處理。
第十四條 市投資審計(jì)中心負(fù)責(zé)對(duì)本辦法的解釋。本辦法自2018年9月1日起執(zhí)行。
附件：1.紙質(zhì)檔案目錄
2.電子檔案目錄
附件1：
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紙質(zhì)檔案目錄
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項(xiàng)目名稱： 協(xié)審機(jī)構(gòu)： 項(xiàng)目主審： 立檔日期：
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序號(hào)
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檔案名稱
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頁碼范圍
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卷次
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備注
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1
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結(jié)論性資料
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備案表
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2
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協(xié)審報(bào)告（包括定案表、工程結(jié)算審核造價(jià)明細(xì)）
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3
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協(xié)審調(diào)整報(bào)告（包括工程結(jié)算審核調(diào)整造價(jià)明細(xì)）
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5
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證明性資料(過程文件)
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關(guān)于規(guī)范政府投資項(xiàng)目竣工結(jié)算編報(bào)的告知函
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6
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審計(jì)通知書
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7
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協(xié)審項(xiàng)目委托協(xié)議
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8
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送審資料協(xié)審移交接收登記表
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9
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審計(jì)資料完整性告知書
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10
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審計(jì)核對(duì)通知單
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11
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核對(duì)時(shí)間記錄表
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12
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施工單位核對(duì)授權(quán)書
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13
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結(jié)算審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄單
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14
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證明性資料（合同文件）
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合同、補(bǔ)充協(xié)議
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證明性資料（招投標(biāo)文件）
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招標(biāo)文件
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招標(biāo)工程量清單
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招標(biāo)控制價(jià)
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20
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投標(biāo)文件商務(wù)標(biāo)
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21
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中標(biāo)通知書
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22
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標(biāo)前會(huì)議紀(jì)要及詢標(biāo)答復(fù)
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證明性資料（設(shè)計(jì)文件）
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工程勘察資料、設(shè)計(jì)圖紙
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圖紙會(huì)審紀(jì)要
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25
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設(shè)計(jì)交底記錄
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26
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證明性資料（結(jié)算文件）
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施工單位工程結(jié)算書
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27
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現(xiàn)場(chǎng)簽證資料
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28
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工程變更資料
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29
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會(huì)議紀(jì)要
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30
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材料、設(shè)備詢價(jià)定價(jià)資料
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31
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證明性資料（施工文件）
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竣工驗(yàn)收資料
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32
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隱蔽工程資料
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33
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其他相關(guān)資料
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34
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工程量計(jì)算書
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35
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審計(jì)日志等
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附件:2：
電子檔案目錄
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項(xiàng)目名稱： 項(xiàng)目主審： 立檔日期：
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序號(hào)
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檔案名稱
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1
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電子版設(shè)計(jì)圖紙及涉及部分工程變更造價(jià)的圖紙會(huì)審交底記錄
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2
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招投標(biāo)文件簽章部分及涉及工程造價(jià)的條款及答疑
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3
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商務(wù)標(biāo)簽章部分及報(bào)價(jià)電子版
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4
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工程量清單和控制價(jià)簽章部分、說明及電子版
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5
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工程承發(fā)包合同（BT協(xié)議）簽章部分及涉及工程造價(jià)的條款
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6
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涉及工程造價(jià)結(jié)算的施工組織設(shè)計(jì)方案及經(jīng)批準(zhǔn)的有關(guān)專項(xiàng)方案
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7
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涉及工程造價(jià)結(jié)算設(shè)計(jì)變更通知書
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8
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工程變更聯(lián)系單、報(bào)告，計(jì)量計(jì)價(jià)等簽證資料、涉及工程變更的會(huì)議紀(jì)要等審批程序等資料
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9
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隱蔽工程等影像資料
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10
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設(shè)備、材料采購(gòu)（暫估價(jià)材料）價(jià)格確定有關(guān)資料
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11
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工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、電子版竣工圖
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12
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跟蹤審計(jì)單位出具的工程結(jié)算審核報(bào)告（包括簽章部分）及相關(guān)資料
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13
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施工單位編報(bào)的工程決算書簽章部分及電子版
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14
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其他備所需的存檔的電子資料
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備注：（1）文字型、表格型電子文件以word、excel、pdf為通用格式；圖紙類電子文件以cad為通用格式。
（2）對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，掃描型電子文件以JPEG、JPG等常用格式為通用格式。
（3）原始照片文件以JPEG、JPG等常用格式為通用格式，且保留原始信息，不得進(jìn)行再處理。
（4）視頻電子文件以MP4、AVI等常用格式為通用格式，且保留原始信息，不得進(jìn)行再處理。
（5）音頻電子文件以WAV、MP3、AAC為通用格式等常用格式為通用格式，且保留原始信息，不得進(jìn)行再處理。
（6）對(duì)用專用算量計(jì)價(jià)軟件產(chǎn)生的電子文件，注明文件名稱的同時(shí)需注明其軟件型號(hào)等。
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