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水利部關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知
2021-12-07 瀏覽次數(shù):1033

水利部關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知


水辦〔2021〕200號


部直屬各單位,各省、自治區(qū)、直轄市水利(水務(wù))廳(局),各計劃單列市水利(水務(wù))局,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團水利局:

《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》已經(jīng)水利部部務(wù)會議審議通過,現(xiàn)印發(fā)給你們,請結(jié)合實際認(rèn)真抓好貫徹執(zhí)行。

                                                                                                                                                                   

                                                                                                                                                                                       水利部

2021年6月25日




第一章 總則
第一條 為了進一步加強水利工程建設(shè)項目檔案(以下簡稱項目檔案)規(guī)范化管理,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《政府投資條例》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,結(jié)合項目檔案管理工作實際,制定本規(guī)定。
第二條 項目檔案是指水利工程建設(shè)項目在前期、實施、竣工驗收等各階段過程中形成的,具有保存價值并經(jīng)過整理歸檔的文字、圖表、音像、實物等形式的水利工程建設(shè)項目文件(以下簡稱項目文件)。
第三條 項目檔案工作是水利工程建設(shè)項目建設(shè)管理工作的重要組成部分,應(yīng)融入建設(shè)管理全過程,納入建設(shè)計劃、質(zhì)量保證體系、項目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制,與建設(shè)管理同步實施,所需費用應(yīng)列入工程投資。
第四條 項目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全,滿足水利工程建設(shè)項目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運行和維護等活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。
第五條 涉及國家秘密的項目檔案管理工作,必須嚴(yán)格執(zhí)行國家和水利工作中有關(guān)保密法律法規(guī)和規(guī)定。
第六條 各級水行政主管部門、流域管理機構(gòu)應(yīng)按照管理權(quán)限和職責(zé)范圍,會同檔案主管部門做好項目檔案監(jiān)督檢查和指導(dǎo)工作。
第七條 本規(guī)定適用于大中型水利工程建設(shè)項目(含1、2、3級堤防工程,包括新建、擴建、改建、除險加固等項目)的檔案管理活動。其他水利工程建設(shè)項目可參照執(zhí)行。


第二章 組織機構(gòu)及職責(zé)任務(wù)


第八條 項目法人對項目檔案工作負(fù)總責(zé),實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);業(yè)務(wù)上接受檔案主管部門和上級主管部門的監(jiān)督檢查和指導(dǎo)。主要履行以下職責(zé)任務(wù):
(一)明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo),設(shè)立或明確與工程建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu);建立檔案管理機構(gòu)牽頭,工程建設(shè)管理相關(guān)部門和參建單位參與、權(quán)責(zé)清晰的項目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。
(二)制定項目文件管理和檔案管理相關(guān)制度,包括檔案管理辦法、檔案分類大綱及方案、項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案整編細(xì)則等。
(三)在招標(biāo)文件中明確項目文件管理要求。與參建單位簽訂合同、協(xié)議時,應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款,明確項目文件管理責(zé)任,包括文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的文件和檔案的檢查、審查責(zé)任。
(四)建立項目文件管理和歸檔考核機制,對項目文件的形成與收集、整理與歸檔等情況進行考核。對參建單位進行合同履約考核時,應(yīng)對項目文件管理條款的履約情況做出評價;在合同款完工結(jié)算、支付審批時,應(yīng)審查項目文件歸檔情況,并將項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付前提條件。應(yīng)將項目檔案信息化納入項目管理信息化建設(shè),統(tǒng)籌規(guī)劃、同步實施。
(五)對檔案主管部門和上級主管部門在項目檔案監(jiān)督檢查工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改落實,對檢查發(fā)現(xiàn)的檔案安全隱患應(yīng)及時采取補救措施予以消除。
第九條 項目法人與參建單位應(yīng)配備滿足工作需要的檔案管理人員,在工程建設(shè)期間不得隨意更換,確需變動的,必須對其負(fù)責(zé)的項目文件辦理交接手續(xù)。
檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能,掌握一定的工程管理和水利工程技術(shù)專業(yè)知識,經(jīng)過項目檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
第十條 項目法人與參建單位應(yīng)保障檔案工作經(jīng)費,滿足項目文件收集整理歸檔、檔案庫房管理、檔案信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化及服務(wù)外包等工作需要。
第十一條 項目法人檔案管理機構(gòu)主要履行以下職責(zé)任務(wù):
(一)組織協(xié)調(diào)工程建設(shè)管理相關(guān)部門和參建單位實施項目檔案管理相關(guān)制度。
(二)負(fù)責(zé)制定項目檔案工作方案,對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底。
(三)負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)工程建設(shè)管理相關(guān)部門及參建單位項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。
(四)組織工程建設(shè)管理相關(guān)人員和檔案管理人員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
(五)參加工程建設(shè)重要會議、重大活動、重要設(shè)備開箱驗收、專項及階段性檢查和驗收。
(六)負(fù)責(zé)審查項目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。
(七)負(fù)責(zé)項目檔案的接收、保管、統(tǒng)計、編研、利用和移交等工作。
第十二條 項目法人工程建設(shè)管理相關(guān)部門主要履行以下職責(zé)任務(wù):
(一)負(fù)責(zé)對水利工程建設(shè)項目技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求。
(二)負(fù)責(zé)對勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、總承包、檢測、供貨等單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性進行審查。
(三)負(fù)責(zé)對本部門形成的項目文件進行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。
第十三條 參建單位主要履行以下職責(zé)任務(wù):
(一)建立符合項目法人要求且規(guī)范的項目文件管理和檔案管理制度,報項目法人確認(rèn)后實施。
(二)負(fù)責(zé)本單位所承擔(dān)項目文件收集、整理和歸檔工作,接受項目法人的監(jiān)督和指導(dǎo)。
(三)監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對所監(jiān)理項目的歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進行審查,形成監(jiān)理審核報告。
第十四條 實行總承包的建設(shè)項目,總承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)總承包范圍內(nèi)項目文件的收集、整理和歸檔工作,履行項目檔案管理職責(zé)和任務(wù)。各分包單位負(fù)責(zé)其分包部分文件的收集、整理,提交總承包單位審核,總承包單位應(yīng)簽署審查意見。


第三章 項目文件管理


第十五條 項目文件內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確,與工程實際相符;應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字清晰、頁面整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章完備,滿足耐久性要求。
第十六條 水利工程建設(shè)項目重要活動及事件,原始地形地貌,工程形象進度,隱蔽工程,關(guān)鍵節(jié)點工序,重要部位,地質(zhì)、施工及設(shè)備缺陷處理,工程質(zhì)量或安全事故,重要芯樣,工程驗收等,必須形成照片和音視頻文件。
第十七條 竣工圖是項目檔案的重要組成部分,一般由施工單位負(fù)責(zé)編制,須符合《水利工程建設(shè)項目竣工圖編制要求》(附件1)。
第十八條 項目法人負(fù)責(zé)組織或委托有資質(zhì)的單位編制工程總平面圖和綜合管線竣工圖。
第十九條 項目文件應(yīng)在文件辦理完畢后及時收集,并實行預(yù)立卷制度。工程建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和載體的項目文件均應(yīng)收集齊全,并依據(jù)歸檔范圍確定其是否歸檔。
第二十條 項目文件整理應(yīng)遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,按照形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進行分類。
項目文件組卷及排列可參照《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》(DA/T 28);案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822);數(shù)碼照片文件整理可參照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50);錄音錄像文件整理可參照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》(DA/T 78)。


第四章 項目文件歸檔


第二十一條 項目法人應(yīng)按照《水利工程建設(shè)項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》(附件2),結(jié)合水利工程建設(shè)項目實際情況,制定本項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表。
第二十二條 歸檔的項目文件應(yīng)為原件。因故使用復(fù)制件歸檔時,應(yīng)加蓋復(fù)制件提供單位公章或檔案證明章,確保與原件一致,并在備考表中備注原件缺失原因。
第二十三條 項目法人與參建單位按照職責(zé)分工,分別組織對歸檔文件進行質(zhì)量審查。對審查發(fā)現(xiàn)的問題,各單位應(yīng)及時整改,合格后方可歸檔。每個審查環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)。
(一)施工文件、設(shè)備采購制造文件組卷、整理完畢并自查后,依次由監(jiān)理單位、項目法人工程建設(shè)管理部門、項目法人檔案管理機構(gòu)進行審查。
(二)信息系統(tǒng)文件組卷、整理完畢并自查后,依次由監(jiān)理單位、項目法人信息化管理部門、項目法人檔案管理機構(gòu)進行審查。
(三)監(jiān)理文件、總承包文件(實行總承包建設(shè)模式的項目)、科研項目文件和第三方檢測文件組卷、整理完畢并自查后,依次由項目法人工程建設(shè)管理部門、項目法人檔案管理機構(gòu)進行審查。
(四)項目法人各部門文件依次由部門負(fù)責(zé)人、項目法人檔案管理機構(gòu)進行審查。
第二十四條 項目文件經(jīng)規(guī)范整理及審查后應(yīng)及時歸檔。
(一)前期文件在相關(guān)工作結(jié)束時歸檔;
(二)管理性文件宜按年度歸檔,同一事由產(chǎn)生的跨年度文件在辦結(jié)年度歸檔;
(三)施工文件(含竣工圖)在項目合同驗收后歸檔,建設(shè)周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;
(四)設(shè)備制造采購文件在相關(guān)工作完成后歸檔;
(五)信息系統(tǒng)開發(fā)文件在系統(tǒng)驗收后歸檔;
(六)監(jiān)理文件在監(jiān)理的項目合同驗收后歸檔;
(七)第三方檢測文件在檢測工作完成后集中歸檔;
(八)科研項目文件在結(jié)題驗收后歸檔;
(九)生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運行文件在試運行結(jié)束時歸檔;
(十)實行總承包的項目文件在項目合同驗收后歸檔;
(十一)各專項驗收和竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。
第二十五條 項目法人可根據(jù)實際需要,確定項目文件的歸檔份數(shù),應(yīng)滿足以下要求:
(一)項目法人應(yīng)保存1套完整的項目檔案,并根據(jù)運行管理單位需要提供必要的項目檔案;
(二)工程涉及多家運行管理單位時,各運行管理單位只保存與其管理部分有關(guān)的項目檔案;
(三)有關(guān)項目文件需由若干單位保存時,原件應(yīng)由項目產(chǎn)權(quán)單位保存,其他單位保存復(fù)制件;
(四)國家確定的重要江河、湖泊建設(shè)的流域控制性工程,跨流域的大型水利工程,流域內(nèi)跨省級行政區(qū)域、涉及省際邊界的大型水利工程,項目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機構(gòu)檔案館移交1 套完整的工程前期文件、竣工圖及竣工驗收等相關(guān)檔案。


第五章 項目檔案管理

第二十六條 項目法人與參建單位應(yīng)建設(shè)與檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的檔案庫房,配備必要的檔案裝具和設(shè)施設(shè)備。應(yīng)建立檔案庫房管理制度,采取相應(yīng)措施做好防火、防盜、防水、防潮、防有害生物等防護工作,確保檔案實體安全和信息安全。
第二十七條 項目法人檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立項目檔案管理卷,對項目建設(shè)過程中形成的能夠說明檔案管理情況的有關(guān)材料組成專門案卷,包括項目概況、管理辦法、分類方案、整理細(xì)則、歸檔范圍和保管期限表、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊等。
第二十八條 項目法人檔案管理機構(gòu)應(yīng)依據(jù)保管期限表對項目檔案進行價值鑒定,確定其保管期限,同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件時,該卷保管期限應(yīng)從長。
項目檔案保管期限分為永久、30年和10年。
第二十九條 項目法人應(yīng)建立檔案利用制度,對檔案利用范圍、對象、審批程序等作出規(guī)定,涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定執(zhí)行。
第三十條 項目法人檔案管理機構(gòu)應(yīng)對項目檔案接收、保管、利用等情況進行統(tǒng)計并建立臺賬。按時向上級主管部門報送《水利工程建設(shè)項目檔案管理情況表》(附件3)。


第六章 項目電子文件和電子檔案管理

第三十一條 項目法人應(yīng)根據(jù)項目文件歸檔范圍,結(jié)合工程建設(shè)實際情況,確定項目電子文件歸檔范圍。項目電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的歸檔工作,項目法人檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)項目電子文件歸檔的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和電子檔案接收、保管、利用等工作。
第三十二條 項目電子文件在辦理完畢后,應(yīng)按照歸檔要求及時收集完整;項目電子文件整理應(yīng)按照檔案分類方案分別組成多層級文件信息包,文件信息包應(yīng)包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。
第三十三條 項目電子文件完成整理后,由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進行鑒定和檢測,包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容的一致性等;項目法人檔案管理機構(gòu)在接收電子文件歸檔時,應(yīng)進行真實性、可靠性、完整性、可用性檢驗,檢驗合格后,辦理交接手續(xù)。
第三十四條 項目法人應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作,完善管理制度,配備軟硬件設(shè)施,建立電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻,滿足電子檔案管理要求。
第三十五條 項目法人應(yīng)開展紙質(zhì)載體檔案數(shù)字化工作,檔案掃描、圖像處理和存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接等工作應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 31)有關(guān)規(guī)定,數(shù)字化范圍根據(jù)工程建設(shè)實際情況并參照《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》(DA/T 28)有關(guān)規(guī)定確定。委托第三方進行數(shù)字化加工時,委托單位應(yīng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議,確保檔案信息安全。
 
第七章 檔案驗收與移交
 
第三十六條 項目檔案驗收是水利工程建設(shè)項目竣工驗收的重要內(nèi)容,大中型水利工程建設(shè)項目在竣工驗收前要進行檔案專項驗收,其他水利工程建設(shè)項目檔案驗收應(yīng)與竣工驗收同步進行。
第三十七條 項目檔案專項驗收一般由水行政主管部門主持,會同檔案主管部門開展驗收。地方對項目檔案專項驗收有相關(guān)規(guī)定的從其規(guī)定。
檔案專項驗收前,驗收主持單位或其委托的單位應(yīng)根據(jù)實際情況開展驗收前檢查評估工作,落實驗收條件是否具備,針對檢查發(fā)現(xiàn)的問題提出整改要求,問題整改完成后方可組織驗收。
第三十八條 項目法人在項目檔案專項驗收前,應(yīng)組織參建單位對項目文件的收集、整理、歸檔與檔案保管、利用等進行自檢,并形成檔案自檢報告。自檢達到驗收標(biāo)準(zhǔn)后,向驗收主持單位提出檔案專項驗收申請。
自檢報告應(yīng)包括:工程概況,檔案管理情況,項目文件的收集、整理、歸檔與檔案保管、利用等情況,竣工圖的編制與整理情況,檔案自檢工作的組織情況,對自檢或以往階段驗收發(fā)現(xiàn)問題的整改情況,檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性的自我評價等內(nèi)容。
第三十九條 監(jiān)理單位在項目檔案專項驗收前,應(yīng)組織對所監(jiān)理項目檔案整理情況進行審核,并形成專項審核報告。
專項審核報告應(yīng)包括:工程概況,監(jiān)理單位履行審核責(zé)任的組織情況,審核所監(jiān)理項目檔案(含監(jiān)理和施工)的范圍、數(shù)量及竣工圖編制質(zhì)量情況,審核中發(fā)現(xiàn)的主要問題及整改情況,對檔案整理質(zhì)量的綜合評價,以及審核結(jié)果等內(nèi)容。
第四十條 項目檔案專項驗收按照水利部《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》執(zhí)行。凡是檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的水利工程建設(shè)項目,不得通過檔案驗收;未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的,不得進行或通過竣工驗收。
第四十一條 參建單位應(yīng)在所承擔(dān)項目合同驗收后3個月內(nèi)向項目法人辦理檔案移交,并配合項目法人完成項目檔案專項驗收相關(guān)工作;項目法人應(yīng)在水利工程建設(shè)項目竣工驗收后半年內(nèi)向運行管理單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。
項目檔案移交時,應(yīng)填寫《水利工程建設(shè)項目檔案交接單》(附件4),編制檔案交接清冊,包括檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、圖紙張數(shù)等,經(jīng)雙方清點無誤后辦理交接手續(xù)。
第四十二條 停、緩建的水利工程建設(shè)項目,項目檔案由項目法人負(fù)責(zé)保存。項目法人撤銷的,應(yīng)向項目主管部門或有關(guān)檔案機構(gòu)辦理檔案移交。
 
第八章 附則


第四十三條 水利工程建設(shè)項目涉及征地補償和移民安置工作形成的檔案,按照《水利水電工程移民檔案管理辦法》(檔發(fā)〔2012〕4號)執(zhí)行。
第四十四條 本規(guī)定由水利部辦公廳負(fù)責(zé)解釋。
第四十五條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行,原《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》(水辦〔2005〕480號)同時廢止。



附件